有效監(jiān)控堵塞漏洞 ——大宗物料管理系統(tǒng)
一直以來，磅房管理工作在煤炭開采及加工行業(yè)、建材行業(yè)、大型糧庫及糧食加工行業(yè)、冶煉行業(yè)、火力發(fā)電行業(yè)以及所有需要電子衡計量物料行業(yè)的難題，在手工計量下，如何有效的監(jiān)控整個計量過程，防止舞弊行為成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人十分關(guān)心的問題，有的企業(yè)采取頻繁更換司磅員、安裝電子監(jiān)控設(shè)備等辦法來監(jiān)控計量過程，但卻不能從根本上杜絕舞弊行為。
大宗物料管理特點：
• 大宗原料需要通過計量確定數(shù)量，數(shù)量巨大，計量工作強度很大
－－手工操作很容易出現(xiàn)錯誤和舞弊現(xiàn)象
－－司機想盡辦法進行舞弊 各種遙控作弊設(shè)備
• 大宗原料數(shù)量巨大，價格居高不下，占采購資金的絕大部分
－－領(lǐng)導(dǎo)需要即時了解進廠數(shù)量、質(zhì)量、開票、付款狀況
• 大宗原料沒有固定形狀、沒有成型包裝、成堆露天堆放，數(shù)量復(fù)核困難，生產(chǎn)領(lǐng)用量采用到?jīng)_計算
－－由于人為錯誤、作弊造成的損失巨大，而且追查困難
• 大宗原料需要通過化驗確定質(zhì)量，直接影響價格，更影響產(chǎn)品質(zhì)量
－－領(lǐng)導(dǎo)需要及時了解進廠的質(zhì)量情況
－－手工操作很容易出現(xiàn)錯誤
－－如果出現(xiàn)作弊，會造成很大的損失
• 大宗原料合同復(fù)雜，需要經(jīng)過復(fù)雜的計算過程才能確定與供應(yīng)商結(jié)算的數(shù)量與價格
－－結(jié)算工作量大，計算復(fù)雜，容易產(chǎn)生錯誤；結(jié)算周期長，客戶滿意度低
－－內(nèi)部溝通成本高，滿意度低
• 產(chǎn)品銷售一般采用按產(chǎn)品質(zhì)量進行結(jié)算，發(fā)運計量工作量大，結(jié)算方式復(fù)雜，實際結(jié)算金額、回款金額不易掌握。
－－發(fā)運過程中存在發(fā)方計量數(shù)、收方計量數(shù)、實際結(jié)算數(shù)、虧噸數(shù)、扣水?dāng)?shù)、扣粉數(shù)等等，銷售結(jié)算工作量大。
－－手工控制發(fā)貨數(shù)量很容易出現(xiàn)錯誤
－－作弊造成的損失很大
• 原料、產(chǎn)品運輸方式多樣（汽車、火車、輪船），運費結(jié)算工作量大，運費計算復(fù)雜。
－－虧噸扣款處理、鐵路大票的處理
通過對司磅業(yè)務(wù)的管理難點和舞弊行為進行認(rèn)真分析和研究，以及充分考慮司磅業(yè)務(wù)與企業(yè)整個采購、倉儲、銷售過程中的關(guān)系，我們開發(fā)出的磅房管理系統(tǒng)，通過借助嚴(yán)密的流程設(shè)計和先進計算機技術(shù)，可以幫助企業(yè)實時監(jiān)控整個司磅過程、徹底堵住司磅業(yè)務(wù)中存在的漏洞，同時與企業(yè)整個采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)、倉儲系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)緊密相聯(lián)，可以大大減輕司磅人員、庫管人員、質(zhì)檢人員、財務(wù)結(jié)算人員的統(tǒng)計工作量，避免大量人為因素的影響，提高工作效率。
合同管理：主要用來進行采購、銷售、運費等合同的制定和管理，以及對過磅物料的進出場控制和后期的自動結(jié)算依據(jù)。包括與供應(yīng)商或客戶制定的采購或銷售的物料名稱、價格、數(shù)量、質(zhì)量、索賠等合同條款。
計量管理：通過自動讀取汽車衡、軌道衡、皮帶衡等各種大型電子衡器的稱重數(shù)據(jù)，主要進行收貨、發(fā)貨、調(diào)撥等計量操作。系統(tǒng)中可對車輛皮重進行監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)異常立刻報警；并可將視頻圖像和紅外監(jiān)控接入系統(tǒng)中，在過磅過程中對車輛的上磅位置和車輛內(nèi)貨物情況進行監(jiān)管。實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動采集、自動打印，防止人員作弊。【圖片】
質(zhì)檢管理：主要實現(xiàn)對取樣、制樣、化驗、復(fù)檢過程的管理，在質(zhì)檢過程中，可有效地屏蔽質(zhì)檢化驗過程中供應(yīng)商、車號信息，杜絕作弊行為的發(fā)生，自動出具各類化驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，動態(tài)了解原料、產(chǎn)品、半成品的質(zhì)量情況.
結(jié)算管理：；結(jié)算根據(jù)合同、計量、化驗數(shù)據(jù)進行結(jié)算，及時、準(zhǔn)確地減輕結(jié)算員工的工作量，提高客戶滿意度，減低成本提高客戶滿意度。
票據(jù)管理：用來管理采購發(fā)票、銷售發(fā)票和運費發(fā)票等，及時顯示應(yīng)收款和應(yīng)付款情況
決策支持：領(lǐng)導(dǎo)可以在辦公室內(nèi)動態(tài)掌控磅房計量情況，實時了解每一天司磅詳細(xì)情況，當(dāng)天、當(dāng)月、當(dāng)年的材料進場數(shù)量、產(chǎn)品的銷售出產(chǎn)數(shù)量。
和財務(wù)軟件接口：大宗物料管理系統(tǒng)既可以單獨使用，也可與與用友全系列軟件進行接口。可以實現(xiàn)采購、銷售單據(jù)傳入磅房，控制磅房收發(fā)貨。可以實現(xiàn)磅房數(shù)據(jù)傳入用友采購、銷售和庫存系統(tǒng)，自動生成數(shù)據(jù)，快捷準(zhǔn)確，避免人為干預(yù)。
磅房監(jiān)控管理：包括紅外監(jiān)控、視頻監(jiān)控、IC卡管理、通過硬件設(shè)備預(yù)防計量作弊。
亮點：
1、 系統(tǒng)自動從電子衡器儀表中采集車輛毛重、皮重數(shù)據(jù)，并自動計算出凈重，自動打印磅碼單。系統(tǒng)不允許司磅員修改計量數(shù)據(jù)，同時系統(tǒng)自動監(jiān)控稱量數(shù)據(jù)是否達到最大穩(wěn)定值，如未達到最大值，系統(tǒng)禁止保存數(shù)據(jù)、打印磅碼單，從而徹底解決了司磅員在司磅數(shù)據(jù)上的舞弊行為。
2、 車皮重量超過其平均數(shù)量，系統(tǒng)能夠自動報警，從而解決司機在車皮重量上的作弊行為。
3、 系統(tǒng)可以自動監(jiān)控收貨過磅整個過程，如果車輛重復(fù)稱量毛重，系統(tǒng)自動禁止，從而解決一車多過問題。
4、 可以與銷售管理系統(tǒng)連接，自動讀取銷售提貨單剩余數(shù)量，嚴(yán)格控制發(fā)貨數(shù)量超過開票數(shù)量，從而解決超提單發(fā)貨問題。
5、 可以處理提貨單剩余重量小于發(fā)貨數(shù)量時，系統(tǒng)允許從其它提貨單補足剩余數(shù)量。
6、 錯誤修改采用紅單沖銷方式，能夠跟蹤整個修改過程。
7、 能夠處理超電子衡稱量額定值計量問題。
8、 系統(tǒng)提供采購質(zhì)量合同管理功能，可以記錄合同數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、扣罰標(biāo)準(zhǔn)等信息，它作為材料結(jié)算的重要依據(jù)，系統(tǒng)可以自動根據(jù)該合同標(biāo)準(zhǔn)和化驗單數(shù)據(jù)對每一車磅單進行結(jié)算。
n 系統(tǒng)通過自動對采樣單、化驗單進行二次編號，可以使采樣員、制樣員、化驗員無法了解化驗數(shù)據(jù)與供應(yīng)商、貨物品種、車號的對應(yīng)關(guān)系，從而避免作弊行為的發(fā)生；化驗結(jié)果不符合要求時,質(zhì)檢人員直接將稱重單作廢終止結(jié)算。
9、 能夠根據(jù)磅單、化驗單和采購合同自動計算，形成材料結(jié)算單。
10、 提供根據(jù)磅碼單自動生成采購入庫單、銷售出庫單轉(zhuǎn)入庫存系統(tǒng)中。
11、 系統(tǒng)采用大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)集中存放，從而使企業(yè)整個司磅數(shù)據(jù)安全可靠，信息共享。
提供發(fā)貨日報表、收貨日報表、發(fā)貨任意統(tǒng)計表，收貨任意統(tǒng)計表、磅碼單查詢、銷售提貨單查詢、材料結(jié)算單查詢、質(zhì)量合同查詢、化驗單查詢、運費結(jié)算查詢等強大的查詢和統(tǒng)計功能，使各級領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r了解、監(jiān)控整個司磅業(yè)務(wù)全過程。
應(yīng)用效果分析
1、利用計算機技術(shù)和精密的流程有效設(shè)計，可以有效堵塞司磅、質(zhì)檢、結(jié)算過程中的漏洞，降低企業(yè)損失。
某100萬噸焦化廠年司磅業(yè)務(wù)可能造成企業(yè)損失預(yù)估值：
150萬原煤×200元/噸×0.1%=30萬元
100萬焦炭×900元/噸×0.1%=90萬元
2、屏蔽質(zhì)檢、結(jié)算過程中的人為因素的影響。
3、減輕員工繁重手工勞動，提高工作效率。
4、能夠動態(tài)了解原料入場數(shù)量，實時監(jiān)控整個原料采購計量、質(zhì)檢、結(jié)算、付款情況
5、提高物料采購的計劃性和準(zhǔn)確性，加強采購合同、應(yīng)付帳款的管理
6、由事后監(jiān)督審查變?yōu)槭虑翱刂疲?guī)范優(yōu)化原有業(yè)務(wù)流程，制定相應(yīng)的規(guī)章制度
7、實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，提高數(shù)據(jù)信息利用率
目前，軟件已經(jīng)在煤炭行業(yè)（煤礦、選/洗煤廠、熱電廠等）；建行行業(yè)（水泥廠、石料廠、商品砼等）；冶煉行業(yè)（鋼鐵廠、選礦廠等）；化工行業(yè)（焦化廠、化工廠等）；糧食加工、收購等各類企業(yè)有了廣泛的應(yīng)用，積累了豐富的經(jīng)驗，能為您提供專業(yè)的解決方案。
石家莊信友軟件工程有限公司成立于1996年，十幾年來專業(yè)從事用友軟件營銷服務(wù)工作。愿為您提供專業(yè)、及時、真誠的企業(yè)管理信息化服務(wù)。
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